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The new normal

Homeoffice und die digitale Arbeitswelt bei Vogelsang

Die Corona-Pandemie hat Gesellschaft und Wirtschaft zum Umdenken gezwungen und Prozesse in Gang gesetzt, die zuvor nur zögerlich angestoßen wurden. Das zeigt auch der digitale Wandel, der bis zur rasanten Verbreitung des Virus eher schwerfällig vonstattenging und nun stark vorangetrieben wird. Vogelsang setzt sich seit einigen Jahren mit der Digitalisierung im Unternehmen auseinander und hat bereits zahlreiche Maßnahmen umgesetzt. So unterstützen Softwaretools die Prozesse in Vertrieb, Produktion und Konstruktion.Auch im Arbeiten auf Distanz und im virtuellen Team-Austausch ist das international agierende Unternehmen erfahren: Viele Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst betreuen von der spanischen Niederlassung in Barcelona aus die Vogelsang-Kunden rund um den Globus. Und Teammitglieder des Corporate Marketing steuern von Irland und Spanien aus die Direktkommunikation für alle nicht deutschsprachigen Länder sowie internationale Marketing-Projekte.
„Aufgrund unserer Internationalität sind wir schon seit einigen Jahren sehr gut in Sachen Videokonferenzen und virtuelle Kommunikation aufgestellt“, sagt Geschäftsführer Harald Vogelsang. „Das heißt, die Infrastruktur und das technische Know-how waren zum Glück bereits vorhanden. Für uns bestand die Herausforderung darin, schnell viele Arbeitsplätze aus den verschiedenen Unternehmensbereichen in Heimarbeitsplätze umzustrukturieren.“

 

Effektiv im Heimbüro

Folglich gehört die digitale Arbeitswelt mit Homeoffice und virtuellem Austausch schon lange zum New Normal bei Vogelsang – mit Erfolg. Die Akzeptanz der Mitarbeiter, im Homeoffice zu arbeiten, ist durchgängig sehr groß. Das hat sich in der Corona-Krise gezeigt und in einer unternehmensinternen Umfrage auch bestätigt. So gaben 80 Prozent der befragten Vogelsang-Mitarbeiter an, gerne oder eher gerne von zu Hause aus zu arbeiten. Der Aussage, effektiver im Homeoffice zu arbeiten, stimmten 77 Prozent zu bzw. eher zu. „Viele Mitarbeiter können sich zu Hause besser konzentrieren, weil sie von der Geräuschkulisse im Büro und vom Flurverkehr nicht so abgelenkt werden“ , sagt David Guidez, einer der drei Geschäftsführer von Vogelsang und Initiator der Umfrage. 80 Prozent der Umfrageteilnehmer wünschen sich, auch weiterhin im Homeoffice zu arbeiten.
Eine solch positive Einstellung zum Heimbüro bestätigen Studien wie beispielsweise die für Deutschland repräsentative Stichprobe der Krankenkasse DAK Gesundheit unter rund 6.000 Erwerbstätigen im April 2020. Annähernd jeder zweite Studienteilnehmer nahm die zunehmende Digitalisierung bei der Arbeit als Entlastung wahr. Die Mehrheit der Befragten (59 Prozent) gab an, im Homeoffice produktiver zu arbeiten als am Büro-Arbeitsplatz. Vor allem schätzen die Arbeitnehmer den Zeitgewinn durch das wegfallende Pendeln zur Arbeit. Insgesamt lässt sich aus der DAK-Studie eine hohe Arbeitszufriedenheit und gute Work-Life-Balance durch das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice herauslesen.

„Das Türgespräch fehlt”

Was aber laut drei Viertel der Teilnehmer der DAK-Studie zu kurz kommt, sind der direkte Kontakt zu den Kollegen und die Möglichkeit, sich auch mal spontan im Team oder mit der Führungskraft auszutauschen. „Das deckt sich auch mit unseren Umfrageergebnissen. Das berühmte Türgespräch fehlt“, bestätigt Guidez. So gaben einige Vogelsang-Mitarbeiter an, dass sie den sozialen Austausch mit den Kollegen vermissen und sich abteilungsübergreifende Projekte, gemeinsames Konstruieren oder die Lösungsfindung
bei komplexen Aufgaben effektiver im Büro durchführen lassen.
Die Vogelsang-interne Umfrage bringt bei genauerem Hinsehen auch große Unterschiede und differenzierte Meinungen zum Thema Homeoffice zwischen den einzelnen Abteilungen zum Vorschein.
Sogenannte Schnittstellen-Abteilungen wie Marketing, die sich mit vielen Unternehmensbereichen austauschen und Ideen häufig in gemeinsamen kreativen Sessions entwickeln, stehen dem Heimbüro skeptischer gegenüber. So gaben 75 Prozent der befragten Vogelsang- Mitarbeiter aus dem Marketingbereich an, eher nicht gern von zu Hause aus zu arbeiten. Im Gegensatz dazu sieht der Vertrieb das Homeoffice zu 100 Prozent positiv. Daher hat die Personalabteilung bei Vogelsang aus den Studienergebnissen heraus Problemstellungen formuliert, die es nun zu lösen gilt. „Wir als Personalverantwortliche stehen nun vor der Herausforderung, die positiven Aspekte der digitalen Arbeitswelt in unseren Regelbetrieb einzubinden und die negativen Seiten durch gezielte Maßnahmen aufzulösen“, sagt Stephan Illmer, Personalleiter bei Vogelsang.

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Weltweit vernetzte Arbeitsplätze

Damit die digitale Arbeitswelt auch langfristig gelingen kann, kommt es aus Sicht der Personalverantwortlichen auf drei wichtige Faktoren an:

  1. Kommunikation
    Über regelmäßige Videokonferenzen lässt sich der Draht zu den Kollegen aufrechterhalten. Vogelsang nutzt dafür das Tool GoToMeeting mit Kamera für eine virtuelle Face-to-Face-Kommunikation und führt damit Videokonferenzen auch in großen Gruppen von 30 Kollegen oder mehr durch.
  2. Virtuelle Führung
    Das Homeoffice hat Einfluss auf die Führungskultur. Denn eine Kommunikation, die nicht von Angesicht zu Angesicht stattfindet, fördert die Distanz. Es fehlen Mimik und Gestik, die über Videokonferenzen auch nur bedingt wahrnehmbar sind und im Telefongespräch ganz verloren gehen. Führung auf Distanz ist daher unpersönlicher. Andererseits fördert das Homeoffice die Selbstständigkeit des Mitarbeiters. Kleinigkeiten, die sonst per Zuruf erfragt wurden, klärt oder entscheidet er nun selbst. Es gilt daher, den Führungsstil daran anzupassen und Lösungswege zu finden, die die (räumliche) Distanz zwischen Führungskraft und Mitarbeitern so gering wie möglich erscheinen lassen.
    Ein wichtiger Aspekt dabei, die Wertschätzung für die Mitarbeiter genauso spürbar wie im persönlichen Austausch rüberzubringen, ist die Möglichkeit zur individuellen Weiterentwicklung. Die Angebote an digitalen Weiterbildungsmöglichkeiten sind vielfältig und haben den Vorteil, dass Reise- und Übernachtungskosten sowie Anreisezeiten eingespart werden können. Auf der Strecke bleibt aber auch das Networking nach den Trainings.
  3. Unternehmenskultur
    Das Corona-Virus hat Vogelsang und viele andere Unternehmen dazu gezwungen, auch gegen manche Bedenken innerhalb kürzester Zeit eine Homeoffice-Kultur einzuführen. Mit dem Ergebnis, dass es funktioniert. Die Qualität leidet nicht unter dem Einfluss von Homeoffice. Mit dieser positiven Erfahrung gelingt auch der mentale Wandel weg von einer starren Präsenzkultur, hin zu einer Ergebniskultur. Um die digitale Arbeitswelt auch nachhaltig in einer Unternehmenskultur zu verankern, kommt es neben modernen Arbeitsmitteln und einer reibungslosen Technik auch auf das Vorleben dieser Kultur durch die Vorgesetzten an.

Flexibles Recruiting deutschlandweit

Die Digitalisierung der Arbeitswelt und die damit flexiblen Arbeitsmodelle wie Homeoffice bergen darüber
hinaus auch großes Potenzial für die Gewinnung von neuen Mitarbeitern. Denn gerade Unternehmen wie
Vogelsang, die im ländlichen Raum angesiedelt sind und nicht in Ballungszentren oder im Umfeld von Millionenstädten sitzen, verschwinden allein schon deshalb häufig vom Radar der Nachwuchskräfte. Stephan Illmer: „Das ortsunabhängige Arbeiten macht uns auch im Recruiting flexibler. Denn es ermöglicht uns, über die regionalen Grenzen hinaus um neue Mitarbeiter zu werben. Das ist eine große Chance für Vogelsang.“

Worauf es dabei ankommt und wie der Arbeitsplatz der Zukunft bei Vogelsang aussieht, darüber sprach die THINK-RED!-Redaktion mit Stephan Illmer, Personalleiter bei Vogelsang.

„Aus anfänglicher Sekpsis ist fast schon eine Homeoffice Euphorie entstanden ”

Vogelsang-Personalleiter Stephan Illmer über Recruiting-Strategien, den Arbeitsplatz der Zukunft und die Digitalisierung des Personalbereichs

Stephan Illmer, Jahrgang 1971 Position bei Vogelsang: Personalleiter, tätig bei Vogelsang seit Oktober 2017THINK RED!: Worauf kommt es an, um im Wettbewerb um Fachkräfte die Nase vorn zu haben?
Stephan Illmer: Heutzutage buhlt eher der Arbeitgeber um die Gunst des Bewerbers. Die Stellenanzeige ist die Bewerbung beim Arbeitnehmer, nicht mehr umgekehrt. Hier kommt es auf Alleinstellungsmerkmale an. Der Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge oder freie Getränke sind allgemein schon Standard, damit holt man niemanden mehr wirklich ab. Aber komplett ortsunabhängiges Arbeiten, Bewerbungen auf Stellen,
deren Firmensitz hunderte Kilometer weg ist, waren früher ohne anschließenden Umzug nicht denkbar. Wir ermöglichen das und stellen damit eine ausgeprägte Work-Life-Balance unserer zukünftigen und bestehenden Mitarbeiter sicher.

Das Homeoffice ist also fester Bestandteil Ihrer Recruiting-Strategie?
Ja, denn aus einer anfänglichen Skepsis ist mittlerweile fast schon eine Homeoffice-Euphorie entstanden, die auch Bewerbern und neuen Mitarbeitern zugutekommt. Viele Meetings werden teils nur noch virtuell gehalten, teils auch in Mischform mit zugeschalteten Mitarbeitern, die gerade im Homeoffice sitzen und sich trotzdem gut einbringen können. Es ist die Mischung aus Präsenz und Homeoffice, die die Akzeptanz des Neuen fördert. Arbeiten ausschließlich im Homeoffice führt zur sozialen Distanzierung von den Kollegen, ein bis drei Tage pro Woche im Heimbüro sind jedoch machbar und ein guter Mittelweg. Neben flexiblen Arbeitszeitmodellen legen Bewerber zunehmend auch auf die Ausstattung des Arbeitsplatzes Wert.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft bei Vogelsang aus?
Zu einem modernen Arbeitsplatz gehört für uns zeitgemäße Hard- und Software, zum Beispiel die neuesten Laptop- oder PC-Modelle, zwei oder mehr Monitore, Scanner und Headsets. Wir haben das
Shared-Desk-Konzept in den Bereichen eingeführt, wo es möglich ist. Zwei bis drei Kollegen teilen sich einen Präsenzarbeitsplatz und arbeiten ansonsten im Homeoffice. Damit setzen wir die für uns optimale Mischform von Präsenz und Homeoffice organisatorisch um. Es wird aber auch weiterhin klassische Präsenzarbeitsplätze geben, wie etwa in der Produktion. Montagen und Reparaturen sind nicht virtuell zu erledigen.

Das Team der Personalabteilung von links nach rechts: Carina Siewering, Britta Ostermann, Christina Schlangen, Stephan Illmer und Anika Baumhöfer Das Team der Personalabteilung von links nach rechts: Carina Siewering, Britta Ostermann, Christina Schlangen, Stephan Illmer und Anika Baumhöfer

Welche Digitalisierungsansätze haben Sie im Personalbereich noch in der Pipeline?
Bereits zu Beginn meiner Tätigkeit bei Vogelsang im Jahr 2017 habe ich das Projekt „Neue Zeiterfassung
und Abrechnung“ übernommen und zusammen mit meinen Mitarbeiterinnen erfolgreich zu Ende geführt.
Wir sind heute in der Lage, Arbeitszeiten vollständig digital zu erfassen. Das ist für die Arbeit im Homeoffice enorm vorteilhaft. Die Zeiterfassung erfolgt am PC über ein Mitarbeiterportal oder per Smartphone-App. Auch der klassische Weg über den Mitarbeiterausweis und ein Zeiterfassungsterminal ist weiterhin möglich. So kann jeder Mitarbeiter die Zeiterfassung nach seinen Bedürfnissen nutzen. Daneben sind wir mit einem volldigitalen Personal-Controlling ausgestattet. Damit sind wir in der Lage, alle vorhandenen Daten in Relation zu setzen und grafisch über das Informationstool auszuwerten. Darüber hinaus nutzen wir ein elektronisches Bewerbermanagement, das den Abteilungen einen direkten Zugriff auf die Bewerberdaten ermöglicht. Auch setzen wir einen digitalen Arbeitszeugnismanager mit direkter digitaler Bewertung durch den Vorgesetzten ein. In Planung ist die digitale Reisekostenabrechnung via Mitarbeiterportal.

Was ist Ihrer Meinung nach erforderlich, um den Personalbereich selbst zukunftsfähig aufzustellen?
Aus digitaler Sicht ist die Personalabteilung bereits sehr gut aufgestellt. Wir führen zum Beispiel eine digitale Personalakte. Sie ermöglicht es auch den Mitarbeitern in der Personalabteilung, fast vollständig von zu Hause aus zu arbeiten. Das war früher mit Papierakte undenkbar. Bescheinigungen werden direkt ins digitale Postfach des Mitarbeiters geladen. Wir haben keine Papier-Formulare mehr und dadurch auch viel weniger Bürokratie. Dabei sind alle Digitalisierungsmaßnahmen abgestimmt auf die DSGVO.

Eine Mischung aus Präsenz und Homeoffice fördert die Akzeptanz der neuen ArbeitskulturEine Mischung aus Präsenz und Homeoffice fördert die Akzeptanz der neuen Arbeitskultur

Wie wird sich die Personalabteilung bei Vogelsang weiterentwickeln?
Die Mitarbeiterinnen werden sich mittelfristig fachlich weiterbilden und streben hier anerkannte IHK-Abschlüsse an, beispielsweise die „Personalfachkauffrau“ und die „Fachkraft Personalwesen“. Ziel ist es, die Kolleginnen und Kollegen noch intensiver bei hrer Arbeit, etwa bei Vorstellungs- oder Krankenrückkehrgesprächen, unterstützen zu können.
Im Zuge der weiteren Entwicklung der Corona-Situation gehen wir außerdem davon aus, mit neuen
Anforderungen konfrontiert zu werden. E-Learning wird zukünftig einen enormen Stellenwert erlangen. Hier erfahren wir seitens der Geschäftsführung eine tolle Unterstützung. Denn sie ist offen für technischen Fortschritt und scheut die dadurch entstehenden Kosten nicht. Das ist nicht selbstverständlich. Für uns bedeutet es eine enorme Flexibilität und Arbeitserleichterung.

 

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